Питання - Відповідь

Вперше стикнувся з купівлею касового апарата...?

На території України застосування касових апаратів регулюється на законодавчому рівні. Якщо Закон зобов'язує Вас використовувати РРО ( реєстратори розрахункових операцій), тоді придбаний Вами касовий апарат необхідно зареєструвати в ДПС (Державної податкової службі), та поставити на облік в ЦСО (Центрі сервісного обслуговування). Такі апарати називаються фіскальними, і велика частина підприємців намагається уникнути їх використання. Це пов'язано з необхідністю ведення певної касової дисципліни, додатковими витратами на сервісне обслуговування апарату, і, як це не банально, сплатою податків. Завдяки звітам з фіскальної пам'яті, контролюючі органи завжди в курсі справ щодо грошового обороту торгової точки, і відповідно, про суми податкових відрахувань. Саме ця функціональна характеристика надала погану славу касовому апарату. І якщо в питаннях оптимізації оподаткування ми підказати можемо мало, то в питанні вибору, купівлі та процесі постановки на облік касового апарату наша організація має двадцятирічний досвід, яким і хочемо з Вами поділитися.

Касовий апарат - це автономний електронний пристрій, призначений для реєстрації розрахункових операцій між покупцем і продавцем. Іншими словами, касовий апарат фіксує факт передачі грошей, роздрукувавши паперовий чек і, зберігаючи його електронну копію у внутрішній пам'яті. В процесі експлуатації, користувач касового апарату може переглянути та проаналізувати всю накопичену інформацію про продажі.

Як правило, касові апарати застосовуються в роздрібній торгівлі та сфері послуг. Існують й спеціалізовані касові апарати, наприклад, для використання на АЗС, або в пунктах обміну валют. У даній статті мова піде саме про касові апарати для роздрібної торгівлі, як про найбільш поширений тип апаратів.

На сьогоднішній день, розрізняють два основних види РРО:

Касовий апарат - автономний пристрій для реєстрації продажів. У нашій країні отримали найбільше застосування в лікеро-горілчаних відділах невеликих продуктових магазинів, тютюнових кіосках, виїзній торгівлі і т.д.

Фіскальний реєстратор (фіскальний принтер) - пристрій, що працює під управлінням програмного забезпечення, встановленого на комп'ютері або POS- терміналі. Використовуються в супер і гіпермаркетах, бутіках і торгових центрах. Розраховані на інтенсивну роботу. Функціональні можливості значно перевершують касові апарати, за рахунок використання спеціалізованого програмного забезпечення встановленого на комп'ютері, до якого підключений фіскальний реєстратор.

Не будемо детально зупинятися на можливостях фіскальних реєстраторів, це тема окремої статті. Розглянемо можливості саме касового апарату.

Можливості касового апарату.

Сучасні касові апарати працюють у двох основних режимах:

Фіскальний режим - забезпечує запис даних про продажі за день до фіскальної пам'яті. Використовується при постановці касового апарату на облік до ДПС, мається на увазі використання певної касової дисципліни. Наприклад, щоденне зняття необхідних звітів для передачі електронних даних на сервер ДПС. Включення даного режиму здійснює сервісний центр з обслуговування фіскальної техніки.

Нефіскальний (термінальний) режим - здійснює всі функції касового апарату, включаючи накопичення даних про продажі, формування та друк чеків, але не використовує функцію реєстрації звітів за зміну у фіскальній пам'яті та отримання фіскального звіту. Цей режим використовується для навчання персоналу, або для ведення власного обліку продажів на підприємствах, де законодавчо дозволено працювати без застосування фіскальних касових апаратів. При реєстрації продажу в цьому режимі, в чеку окремим рядком друкується напис "Нефіскальний чек" або "Недійсний чек" (залежно від моделі РРО).

Касові апарати бувають портативні і стаціонарні.

Портативні касові апарати мають малі габарити, можуть комплектуватися спеціальними захисними чохлами, які частково захищають касовий апарат від впливу пилу і вологи. Це актуально для використання касового апарату в умовах виїздної торгівлі, на парковках, ринках.

Стаціонарні касові апарати мають великі габарити, розраховані на більш інтенсивну роботу. Можуть комплектуватися грошовими ящиками. Найчастіше мають більш високі технічні характеристики, ніж портативні касові апарати.

Для розширення функціональності касового апарату, до нього можна підключити додаткові периферійні пристрої:

Персональний комп'ютер або ноутбук. Застосовується для програмування основних параметрів, товарів і послуг до пам'яті касового апарату, а також для зняття звітної інформації в облікову або бухгалтерську систему підприємства .

Сканер штрих-кодів. Значно економить час на обслуговування покупця і виключає помилки під час продажу товару, знижуючи ризик виникнення «пересортиці». Касиру не потрібно шукати код товару у величезному списку, а досить просканувати необхідний штрих-код на упаковці товару. Використання штрих-кодів так само позитивно позначається при прийомі товару та проведенні інвентаризації.

Електронні торгові ваги. Підключивши електронні ваги до касового апарату власник торгової точки отримує подвійну вигоду. Облік продажів вагового товару та виключення зловживань з боку продавців. Покупець не буде обрахований або обважений, і отримає на руки чек, що безумовно виділить ваш магазин серед конкурентів.

GSM-модем для передачі звітів в ДПС. За новими вимогами законодавства, всі сучасні касові апарати повинні мати функцію передачі звітної інформації в електронному вигляді по дротових і бездротових каналах зв'язку. Тому, на сьогоднішній день, всі касові апарати продаються в комплекті з модемами для передачі електронних звітів до ДПС. Виняток становить касовий апарат Mini T-400 ME, на даний момент це єдиний касовий апарат, що має вбудований GSM-модем.

GSM-модем для обліку продажів. Програмування основних параметрів і зняття звітів можна здійснювати віддалено, за допомогою мобільного зв'язку не виходячи з будинку або офісу.

Зчитувач магнітних карт. Застосовується для ідентифікації касира на робочому місці, або для реєстрації дисконтної картки клієнта . На сьогоднішній день практично не застосовується. Виняток становить знову ж Mini T-400 ME. Підключивши до цього апарату зчитувач, можна організувати прийом платежів по банківських картах, фактично перетворивши касовий апарат в банківський термінал.

Перед початком експлуатації касового апарату, в нього необхідно запрограмувати всі необхідні дані. Це робиться користувачем, або з клавіатури апарату, або через підключення апарата до комп'ютера (при потребі цю послугу надає наш ЦСО).

Програмуються такі дані як:

•Товари і послуги, код, назва, ціна, кількість, відділ, група, податок, штрих-код.

•Початкове і кінцеве повідомлення в чеку. У шапці чека зазначаються такі дані як:

назва організації, адреса встановлення касового апарату, ІПН та фіскальний номер касового апарату присвоюється ДПС. У кінцевому повідомленні можна вказати довільний текст або рекламний девіз.

•Касири. У чеку буде вказуватися прізвище касира, який здійснив реєстрацію продажу.

•Відділи, групи. Набагато зручніше працювати з товарами, які згруповані по відділах або товарних групах. Це полегшує пошук товару в загальному списку, і робить можливим отримання окремих звітів по різних відділах.

Крім того, в сучасних касових апаратах є наступні функції:

•Друк різних звітів. З продажу за день, касирами, відділами, групами, звіт контрольної стрічки, звіти з фіскальної пам'яті.

•Можливість використання декількох видів оплат (готівка, безготівковий розрахунок, оплата банківською картою, оплата в кредит).

•Продаж товарів зі знижкою. Використання різних дисконтних програм приваблює додаткових клієнтів і допомагає зберегти постійних.

•Різні варіанти налаштування друку та формату чека, наприклад, міжрядковий інтервал або чіткість друку. Допомагають заощадити витратні матеріали.

Як вибрати касовий апарат?

Якщо форма власності Вашої організації зобов'язує Вас використовувати РРО, це безумовно пов'язано з деякими технічними та юридичними труднощами. Є певні моменти, які відлякують підприємців. В основному, це необхідність платити податки (що само по собі негативно сприймається у нас в державі ) і нести відповідальність за можливі порушення. Штрафні санкції за не виданий чек або не переданий звіт можуть сильно зіпсувати настрій навіть після успішного торгового дня. Багатьох підприємців так само сильно турбують витрати, пов'язані з обслуговуванням фіскальної техніки, і змістом фонду заробітної плати кваліфікованих касирів і бухгалтерії. Далеко не всі на це готові, особливо ті, що зіткнулися з проблемами подібного плану вперше. Отже, вибираючи касовий апарат для реєстрації в органах ДПС, зверніть увагу на наступні моменти.

Де купити касовий апарат?

Купуйте касові апарати в сертифікованих сервісних центрах або ЦСО (центр сервісного обслуговування). Справа в тому, що законодавство зобов'язує Вас поставити касовий апарат на облік не тільки в податковій інспекції, а й укласти договір на сервісне обслуговування з ЦСО . Погана новина полягає в тому, що сервісне обслуговування буде коштувати грошей. Умови обслуговування касових апаратів у всіх сервісних центрів різні, тому обов'язково ознайомтеся з договором, або уточніть основні моменти з представником сервісного центру при зустрічі, або по телефону. Крім того, сумнівні інтернет-магазини, що пропонують практично будь-які моделі касових апаратів, навряд чи випишуть податкову накладну та фіскальний чек, які обов'язково вимагає податкова. І тим більше, навряд чи зможуть нести гарантійні зобов'язання. Низька ціна на касовий апарат - це все що вони можуть Вам запропонувати.

Реєстр касових апаратів.

Усі касові апарати, що підлягають реєстрації в ДПС, повинні знаходитися в державному реєстрі реєстраторів розрахункових операцій. Інакше, його просто не зареєструє податкова. Уточніть цей момент у менеджера ЦСО, або перевірте самі.

Касовий апарат вибирається під види діяльності.

Роздрібна торгівля, сфера послуг, виїзна торгівля, «ювелірка», ломбард, АЗС, послуги таксі і т.д. Виразно поясніть менеджерові, де конкретно буде використовуватися РРО. Часто, на цьому етапі виявляється, що касовий апарат може й не впоратися з поставленими завданнями, і замість нього доведеться придбати фіскальний реєстратор. Нагадаємо, що фіскальний реєстратор, на відміну від касового апарату, не є автономним пристроєм, і працює виключно під управлінням комп'ютера.

Передача електронних звітів.

Електронні звіти передаються на сервер податкової через зв’язок, дротовий або бездротовий. Далі вирішуйте самі, який тип підключення Вам вибрати. Від цього залежатиме і модель касового апарату. Наприклад, Mini T-400 ME використовує тільки мобільний зв’язок, для підключення до якого необхідно окремо придбати SIM -карту мобільного оператора і періодично поповнювати на ній рахунок. Обсяг даних, який передається касовим апаратом малий, і при правильному виборі тарифного плану, не викличе значних додаткових витрат з оплати трафіку. А ось касовий апарат IKC - M500 здатний передавати дані як через мобільний зв’язок (USB -модем доведеться купити окремо) так і через провідний інтерфейс Ethernet, використовуючи зовнішній модем ICS M2 Combi , який входить в комплект поставки. Вибір за Вами.

Портативний або стаціонарний?

Реалії сучасного ринку фіскальних касових апаратів такі, що портативні апарати користуються більшим попитом, ніж стаціонарні. Основну роль у цьому відіграє ціна. Вона в два, а то і в три рази нижче. При цьому, функціонал стаціонарних апаратів як правило вище, але часто зовсім не використовується споживачами. Зазначимо, що стаціонарні апарати розраховані на більш інтенсивне навантаження. Але, на жаль, сучасні підприємці не квапляться «пробивати» всі чеки, оптимізуючи таким, не зовсім чесним способом, своє оподаткування. Тому, на прилавках магазинів стає все менше таких апаратів як Mini 600.04 ME , Datecs МР 550 і т.д.

Як визначитися з покупкою касового апарата?

Ми не рекомендуємо купувати касовий апарат, базуючись на порадах друзів, «по картинці» або самостійно, ознайомившись з технічними характеристиками, що сподобався. У рамках даної статті обумовлюються багато моментів, але все ж, якщо ви обираєте касовий апарат в перший раз - отримайте консультацію у кваліфікованого фахівця. Зателефонуйте, почитайте на нашому сайті або приїжджайте до нас в офіс.

Як купити касовий апарат?

Отже, з моделлю визначилися. Уточніть наявність апарату або терміни його поставки. Вирішіть, яке додаткове обладнання вам необхідно, наприклад сканер штрих - коду, або електронні торгові ваги. Як ви будете програмувати касовий апарат, вручну або за допомогою комп'ютера? У другому випадку знадобиться інтерфейсний кабель і програмне забезпечення.

Нижче, представляємо перелік товарів і послуг, які обов'язкові до придбання при реєстрації касового апарату в ДПС.

•Книга обліку розрахункових операцій. Також реєструється в податковій інспекції.

•Розрахункові квитанції. При виході касового апарату з ладу, торгівля повинна здійснюватися саме за цими квитанціями. Квитанції так само реєструються в податковій.

•Послуги з введення касового апарату в експлуатацію. Як правило, це опломбування, програмування початкових параметрів, і абонплата за сервісне обслуговування. Оплачуються при укладанні договору на сервісне обслуговування. Порядок цін тут може змінюватися в залежності від умов договору та кваліфікації самого сервісного центру.

Які документи потрібні для покупці касового апарату?

•Копія свідоцтва про реєстрацію фізичної або юридичної особи, яка набуває касовий апарат;

•Копія свідоцтва платника ПДВ, якщо Ви таким є;

•Довіреність на отримання товару, якщо касовий апарат купується за безготівковим розрахунком;

•Печатку підприємства, якщо буде укладатися договір на сервісне обслуговування.

Після покупки касового апарату, необхідних супутніх товарів та укладання договору на сервісне обслуговування, касовий апарат необхідно зареєструвати в податковій інспекції. Однак, якщо ви раніше не працювали на касовому апараті і не вмієте цього робити, то краще буде спочатку навчитися роботі і програмуванню. Навчання може провести сервісний центр. Можна спробувати навчитися самостійно, використовуючи інструкцію з експлуатації, однак, навряд чи це дасть позитивні результати. Манеру викладу матеріалу в подібних інструкціях не можна назвати доступною.

Реєстрація касового апарату до ДПС.

Після придбання касового апарату і навчання роботі на ньому, вас очікує процедура реєстрації в податковій інспекції. Реєстрація касового апарату здійснюється за місцем реєстрації підприємства, і складається з декількох етапів:

Етап 1: Подача необхідних документів до ДПС.

Перелік документів, що потрібно надати ДПІ для реєстрації касового апарату (РРО):

- Заява на реєстрацію РРО за формою №1 до ДПС;

- Копії документів, завірені печаткою для юридичної особи, або підписом для фізичної особи

- Статут підприємства

- Свідоцтво про державну реєстрацію СПД

- Копія форми № 4-ОПП (про взяття на облік в ДПІ як платника податків)

- Довідка зі статистики

- Ідентифікаційні коди керівництва

- Паспорти керівництва

- Дозвіл на розміщення об'єкта торгівлі або ордер

- Договір оренди приміщення, аба документи, що підтверджують право власності на приміщення

- Договір на сервісне обслуговування касового апарату

- Технічний висновок на РРО

- Паспорт (формуляр) касового апарату

- Накладна на покупку касового апарату або договір оренди

- У разі купівлі або оренди касового апарата не в сервісному центрі, а в іншого СПД - форма № 4 на касовий апарат (довідка про скасування реєстрації касового апарату)

- 2 заповнених бланка форми № 2 на касовий апарат (довідка про резервування фіскального номера РРО)

- 2 заповнених бланка форми № 3 на касовий апарат (реєстраційне свідоцтво на РРО)

- 2 заповнених бланка форми № 6 на касовий апарат (довідка про реєстрацію журналу обліку розрахункових операцій РРО)

- Для СПД, що представляють послуги з перевезень пасажирів і багажу - ліцензія на право здійснення зазначеного виду діяльності, техпаспорти на автомобілі, договори оренди або документи на право власності автомобіля.

При цьому, заява про реєстрацію РРО може бути поданою в паперовому або в електронному вигляді. Бланки для реєстрації РРО можна придбати або заповнити і роздрукувати в нашому ЦСО за окрему плату.

Порядок реєстрації та застосування РРО, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затверджено наказом Міндоходів від 28.08.2013 р. №417. На підставі поданих документів, податковий орган на протязі трьох днів видає довідку про резервування фіскального номера РРО, яка дійсна протягом п'яти днів.

Етап 2: Введення касового апарату в експлуатацію.

На підставі довідки про резервування фіскального номера, ЦСО вводить касовий апарат в експлуатацію. Програмує всі необхідні дані в касовий апарат і опломбовує його засобами контролю. Налаштовує касовий апарат для передачі електронної звітності на сервер інформаційного еквайра. Виписує довідку про опломбування касового аппарата. На цьому етапі так само можна запрограмувати до пам'яті касового апарату всі необхідні товари і послуги.

Етап 3: Отримання реєстраційного свідоцтва.

Довідки про опломбування РРО виписуються співробітником ЦСО у трьох примірниках. Один примірник залишається в ЦСО, другий у власника РРО, а третій примірник передається в ДПС. На його підставі видається реєстраційне свідоцтво реєстратора розрахункових операцій. На цьому етапі реєстрація касового апарату вважається завершеною. Можна розпочинати роботу на РРО.

Використання касового апарату на підприємстві несе за собою певні фінансові та технічні труднощі. Однак, при правильній організації робочих процесів , всі незручності можна звести до мінімуму. Особливо якщо правильно підійти до вибору самого апарату і сервісного центру, який буде його обслуговувати. Переконайтеся в компетентності організації, яка надає такі послуги. Правильний вибір сервісного центру заощадить не тільки Ваші гроші, а й безцінний час, який краще витратити на розвиток свого бізнесу, ніж на вирішення проблем з відновленням працездатності фіскальної техніки.

Автор: Дмитро Морозов, ПФ «СТЦ-Істок »

Які документи необхідні для скасування реєстрації РРО в ДПІ ?

Для скасування реєстрації касового апарату (РРО) необхідно надати до ДПІ наступні документи:

- Заява

- Реєстраційне свідоцтво касового апарата (у разі знаходження гоподарської одиниці не на території районної ДПІ, реєстраційне свідоцтво РРО здається з відміткою про зняття з обліку в податковій інспекції за фактичним місцезнаходженням господарської одиниці)

- Форма № 6 на касовий апарат (довідка про реєстрацію книги обліку розрахункових операцій)

- Довідка про розпломбування касового апарату в сервісному центрі

- Невикористані та поточні книга обліку розрахункових операцій та розрахункові книги

- 2 заповнених бланка форми № 4 на касовий апарат (довідка про скасування реєстрації касового апарату)